Les outils informatiques les plus performants pour suivre un chiffre d’affaires sont les tableurs ou les bases de données relationnelles. La mise en place de l’outil informatique doit coller aux besoins de l’entreprise. Il n’existe pas d’outil standard performant. Le fonctionnement doit rester le plus simple possible dans la mesure du possible.
En effet un mode d’emploi compliqué risque de décourager l’utilisateur chargé d’alimenter l’outil avec des données fiables. Cela compromettrait du même coup l’analyse des tableaux de bord obtenus. On a souvent vu, même dans de grosses sociétés multinationales un "reporting" (ensemble des données financières et de gestion) entièrement faussé du fait d’un système de gestion lourd, complexe et mal utilisé.
Il convient de bien analyser ses besoins avant de se lancer dans l’achat d’un logiciel. En effet, un logiciel mal adapté vous fera perdre du temps et de l’argent. Pour une TPE ou une PME, un tableur (de type Excel) permettra de faire un suivi efficace du chiffre d’affaires, par activité, par client, par produit, par secteur. Il est très performant dans la construction rapide de tableaux de bord clairs et évolutifs. La formation est assez courte.
En revanche, pour une gestion plus complète de votre activité (gestion des commandes, des clients, de la facturation, des produits), une base de donnée relationnelle sera plus opportune. Son utilisation est plus complexe donc plus coûteuse. Cependant, elle vous permettra d’avoir une gestion intégrée de votre activité. Il est préférable de se faire conseiller pour l’achat et le développement de ce type de logiciel.
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