Les documents comptables d'une entreprise doivent être conservés à titre de preuve.
Le Code de commerce prévoit un délai de conservation pour le livre journal, le livre d'inventaire et le grand livre ainsi que pour les pièces justificatives de dix ans à compter de la clôture de l'exercice.
Dans une action en droit civil, la durée légale de conservation des pièces comptables est portée à trente ans. On peut même considérer que certains documents sont à conserver sans limite de durée : registres légaux, bulletins de salaire et certificats de travail, actes de propriété...
Sur le plan fiscal, le délai de prescription est de six années.
En cas de carence, les conséquences sont lourdes : amendes du Code du travail, absence de preuve dans des litiges civils ou commerciaux, voire sanctions pénales.
Quant au Code général des impôts, il prévoit que la destruction avant les délais prescrits est punie d'une amende de 1 500 euros. Lorsque le contrôleur est dans l'incapacité de réunir les éléments, celle-ci peut s'élever à 25 000 euros et l'Administration peut procéder à une rectification d'office.
(*) Le texte de la question de l'internaute peut avoir été réécrit par nos soins dans un soucis de clareté et de confidentialité. L'expert a, quant à lui, répondu à la question originale telle qu'elle a été posée sur www.cyberpro.fr.
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